Datenschutzinformation

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Die Website www.shotminder.com informiert über ShotMinder, ermöglicht Registrierung und Abo-Verwaltung für Fotostudios sowie Kunden- und Elternseiten; sie nutzt kein Tracking. Beim Aufruf verarbeitet unser Hosting-Anbieter Vercel Inc. technisch notwendige Zugriffsdaten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browser) zur Auslieferung und Absicherung der Seite. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Es werden keine Cookies zu Analyse- oder Werbezwecken gesetzt.

ShotMinder-App (Pilotphase)

Konto: Zur Anmeldung verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, bei „Mit Apple anmelden“ die von Apple übermittelte Kennung und, sofern freigegeben, E-Mail-Adresse und Name. Bei der Anmeldung per E-Mail-Code senden wir Ihnen einen einmaligen Zahlencode; der Versand erfolgt über Resend Inc. (USA, Standardvertragsklauseln, Versand aus der EU-Region). Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Studio-Daten: Name des Studios, Land (Österreich oder Deutschland), Kleinunternehmer-Status und Ihre Rolle im Studio. Diese Daten sind nötig, um Kunden-, Auftrags- und Rechnungsdaten Ihrem Studio zuzuordnen.

Speicherort: Konto- und Studio-Daten liegen bei unserem Auftragsverarbeiter Supabase Inc. auf Servern in London (Vereinigtes Königreich). Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Die App speichert Studio- und Kundendaten zusätzlich lokal auf Ihrem Gerät, um offline zu funktionieren, und gleicht sie bei Verbindung mit dem Server ab; beim Abmelden werden sie vom Gerät entfernt.

Kunden-, Auftrags- und Rechnungsdaten: Fotografinnen und Fotografen erfassen in der App Daten ihrer Kundinnen und Kunden (Name, Kontaktdaten, Adresse, Notizen), Aufträge, Termine, Angebote, Rechnungen, Fahrten und Belege. Dafür ist das jeweilige Studio verantwortlich; BOTFORCE verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Die Daten liegen mandantengetrennt bei Supabase in London und lokal auf den Geräten des Studios.

Angebote und Rechnungen per E-Mail: Sendet ein Studio ein Angebot oder eine Rechnung, verarbeiten wir die E-Mail-Adresse der Empfängerin und den Inhalt des Dokuments zur Zustellung über unseren Versanddienstleister Resend Inc. (USA, Standardvertragsklauseln). Angebote lassen sich unter shotminder.com/angebot über einen nicht erratbaren Link einsehen und annehmen; dabei speichern wir Name, optional E-Mail-Adresse, Zeitpunkt und die bestätigten Dokumentversionen als Nachweis. Fehlversuche mit ungültigen Links werden kurzzeitig pseudonymisiert (Hash der IP-Adresse) gezählt, um Missbrauch zu verhindern. Das Logo des Studios in unseren E-Mails wird beim Öffnen von unserem Server geladen (technisch dabei: IP-Adresse und Zeitpunkt in den Server-Protokollen); wir werten das nicht aus und setzen keine Zählpixel.

Gerätefunktionen: Kamera (Belege fotografieren und am Shooting-Tag QR-Karten lesen; Text- und Code-Erkennung ausschließlich auf dem Gerät), Kalender (Termine auf Wunsch in den Apple-Kalender eintragen; zum Anlegen genügt Schreibzugriff, zum Aktualisieren eines bereits eingetragenen Termins fragt die App nach Lesezugriff) und Standort (nur während einer gestarteten Fahrt zur Streckenmessung; es werden nur Kilometer und Orte gespeichert, keine Bewegungsprofile). Jede Funktion fragt vor der ersten Nutzung um Erlaubnis und ist ohne Freigabe nicht nötig, um die App zu verwenden.

Aktualisierungen: Die App prüft höchstens einmal am Tag, ob im App Store eine neuere Version bereitsteht. Dazu fragt sie bei Apple (itunes.apple.com) nur mit der Kennung der App und dem Land nach der aktuellen Versionsnummer; es werden keine Konto-, Studio- oder Gerätedaten übermittelt, technisch bedingt sieht Apple dabei die IP-Adresse. Zusätzlich liest die App bei uns die Mindestversion, die noch unterstützt wird. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Dateien: Angebots-, Rechnungs- und Beleg-PDFs sowie Belegfotos liegen in einem privaten Speicherbereich bei Supabase (London), Zugriff nur für Mitglieder des jeweiligen Studios oder über zeitlich begrenzte signierte Links. Fotos aus Shootings (Originale und Vorschauen mit Wasserzeichen) liegen bei unserem Auftragsverarbeiter Hetzner Online GmbH im Rechenzentrum Falkenstein (Deutschland) in einem privaten Speicher; die Originale sind dort mit einem Schlüssel verschlüsselt, den nur wir besitzen (Hetzner speichert ihn nicht), die Vorschauen mit Wasserzeichen sind unverschlüsselt. Kundinnen und Kunden sehen die Fotos nur über signierte Links mit kurzer Gültigkeit, und die Dateien werden nach Ablauf der Galerie gelöscht. Gelöschte oder überschriebene Fotodateien bleiben zum Schutz vor Datenverlust bis zu 30 Tage in einer Sicherungskopie (Versionierung des Speichers) und werden dann automatisch endgültig entfernt; in dieser Zeit sind sie für niemanden abrufbar.

Schul- und Kindergartenfotografie: Für Schulaufträge speichern Studios je Kind nur Vorname, Nachname, Klasse, den Stand der Einwilligung und den Status am Fototag. Jedes Kind erhält eine Karte mit einem zufälligen, nicht erratbaren Code; die Karte zeigt Name und Klasse. Fotos werden vom Studio den Kindern zugeordnet und liegen mit Vorschauen bei Hetzner (Deutschland) in einem privaten Speicherbereich. Eltern sehen nach dem Scan der Karte den Vornamen des Kindes, seine Klasse und die zugeordneten Fotos sowie Klassenfotos; die Auslieferung erfolgt über zeitlich begrenzte signierte Links, nach zu vielen Fehlversuchen wird der Zugriff vorübergehend gesperrt. Für Kinder ohne Einwilligung werden keine Fotos gezeigt. Die Fotos werden nach Ablauf der vom Studio gesetzten Frist gelöscht.

Eltern-Shop und Zahlungen: Bestellen Eltern Fotos, speichern wir ihre E-Mail-Adresse (für Beleg und Erinnerungen an die Bestellfrist, abbestellbar), die Zuordnung zum Kind, die bestellten Produkte, den Zahlungsstatus und bei Versand nach Hause die Lieferadresse im Auftrag des Fotostudios; das Studio gibt die Lieferadresse an sein Fotolabor bzw. den Versanddienst weiter. Die Zahlung selbst erfolgt über Stripe Payments Europe Ltd. (Irland) direkt an das Fotostudio; Kartendaten sehen weder wir noch das Studio. Stripe verarbeitet Zahlungsdaten als eigenverantwortlicher Zahlungsdienstleister, Informationen unter stripe.com/privacy. Ein Beleg geht per E-Mail an die angegebene Adresse.

Registrierung und Abo des Studios: Bei der Registrierung auf shotminder.com verarbeiten wir die E-Mail-Adresse (Anmeldung per Code, keine Passwörter), Studioname, Land, Kleinunternehmerstatus und den gewählten Tarif. Die Testphase dauert 14 Tage. Auf shotminder.com wird das Abo über Stripe Payments Europe Ltd. (Irland) abgeschlossen und verwaltet; Stripe verarbeitet Zahlungsmittel und Rechnungsadresse eigenverantwortlich als Zahlungsdienstleister, wir speichern nur Kunden- und Abonummer, Tarif, Status und Laufzeit. Schließen Sie das Abo in der App ab (In-App-Kauf), ist Apple Verkäufer und verarbeitet Zahlungs- und Kontodaten eigenverantwortlich (Apple Distribution International Ltd., Irland). Apple übermittelt uns eine signierte Transaktion mit Produkt, Laufzeit, Transaktionsnummer und der Studio-Kennung, die die App beim Kauf mitgibt; darüber hinaus erhalten wir keine Zahlungs- oder Kontodaten. Verlängerung, Kündigung und Erstattung meldet Apple unserem Server, wir speichern Tarif, Status, Laufzeit und die Transaktionsnummer. Rechnungen erhalten Sie per E-Mail. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Anmeldesitzung liegt nur in Ihrem Browser (Session-Speicher) und endet mit dem Schließen des Tabs.

TestFlight: Apple verarbeitet im Rahmen von TestFlight Daten der Testerinnen und Tester (E-Mail-Adresse, Geräteinformationen, Absturzberichte) nach den Bedingungen von Apple.

Export und Löschung: Studios können alle ihre Daten jederzeit selbst als JSON-Datei exportieren (App: Studio → „Daten und Konto“, Web: Konto). Konto und Studio löschen Studios ebenfalls selbst an derselben Stelle; die Löschung wirkt sofort und umfasst alle Datensätze, Fotos und Dokumente des Studios sowie das Anmeldekonto, ein laufendes Abo wird beendet. Für gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. Rechnungen) ist das Studio selbst verantwortlich und exportiert vorher. Bei Fragen: office@botforce.at. Stand dieser Information: Release 4 (Sprint 13).

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Wenden Sie sich dazu an office@botforce.at. Beschwerden sind bei der österreichischen Datenschutzbehörde möglich (dsb.gv.at).